Vanuit een koffietentje aan de Meent op de laptop aan het werk. Webdeveloper Jeroen (34) is zzp’er en start z’n dagen het liefst ontspannen. Met drie vaste opdrachtgevers en een paar losse projecten gaat dat prima. En de administratie? ‘Die deed ik er gewoon bij’.
Dat ging lang goed, gewoon in Excel. Met documenten in aparte mapjes en bonnetjes in z’n jaszak. Hij dacht: ‘Zolang ik het snap komt het goed.’ Achteraf zelfoverschatting, geeft hij lachend toe.

Daarin is hij geen uitzondering. In Rotterdam werken tienduizenden zzp’ers op deze manier. Vanuit dezelfde gedachte, namelijk dat de boekhouding niet ingewikkeld hoeft te zijn door die zelf bij te houden. Tot het wel ingewikkelder wordt.

Schijnzekerheid in Excel

Voor veel zelfstandigen voelt Excel als vrijheid, omdat ze geen extra kosten maken en alles zelf in de hand hebben. Vooral starters zien geen noodzaak om dat aan te passen, bij één opdrachtgever, weinig facturen en overzichtelijke inkomsten.
“Dat ging lang goed, tot ik btw moest terugvragen over spullen die ik deels zakelijk en deels privé gebruikte,” legt Jeroen uit. Wat Excel namelijk goed doet is overzicht creëren en bijhouden wat erin komt en eruit gaat. Maar, de software kan niet helpen om fouten te voorkomen, kan niet meedenken, niet waarschuwen en niet uitleggen of iets fiscaal verstandig of onhandig is. Of zelfs niet toegestaan. “Mijn grootste fout was niet eens een verkeerde berekening,” zegt hij. “Het was dat ik geen idee had dát ik iets fout deed.”

Meer rust met het boekhoudprogramma

De ondernemer besloot het professioneler aan te pakken. “Niet eens heel veel duurder, maar het geeft me veel meer rust.” Hij koos voor een boekhoudprogramma waarin hij kan samenwerken met een boekhouder Rotterdam. “Dat scheelt veel tijd, omdat ik de facturen nog gewoon zelf kan aanmaken en kan beheren.”
Daarnaast wordt de btw automatisch berekend, toont de software duidelijke categorieën en heeft Jeroen realtime inzicht in zowel de omzet, kosten, winst, btw en belasting. Dat zorgt voor veel meer rust, omdat hij precies weet hoe het zit.

Houd zelf het overzicht

De traditionele boekhouder is relatief duur, maar in combinatie met een boekhoudprogramma is dat heel anders. Je houdt als zzp’er dan zelf het overzicht, terwijl de software het rekenwerk doet. Een boekhouder kijkt mee, adviseert op hoofdlijnen en herstelt foutjes zodra die in de boekhouding sluipen.
“Mijn boekhouder kost me minder dan ik had verwacht,” zegt Jeroen. “Omdat hij geen bonnen hoeft te sorteren, maar kan meedenken.”