Voor veel ondernemers en zzp'ers is het een herkenbaar probleem: je levert een product of dienst, stuurt netjes een factuur en dan blijft de betaling uit. Een enkele late betaling is vaak nog te overzien, maar wanneer facturen zich opstapelen, kan dit de financiële gezondheid van je bedrijf ernstig in gevaar brengen. Een gezonde cashflow is immers de levensader van elke onderneming.

Gevolgen van late betalingen
Wanneer klanten structureel te laat of helemaal niet betalen, heeft dat directe gevolgen. Je kunt zelf in de problemen komen met het betalen van je eigen leveranciers, de salarissen of je vaste lasten. Daarnaast kost het najagen van openstaande posten veel tijd en energie, die je natuurlijk liever in de groei van je bedrijf steekt. Het kan zelfs de relatie met je klant onder druk zetten, iets wat je liever vermijdt.
Het is daarom van groot belang om een duidelijk plan te hebben voor het omgaan met onbetaalde facturen. Wacht niet tot het water je aan de lippen staat, maar neem proactief de controle over je debiteurenbeheer. Een gestructureerde aanpak zorgt voor duidelijkheid, zowel voor jezelf als voor je klant.

Eerst zelf proberen
Voordat je denkt aan externe hulp, zijn er diverse stappen die je zelf kunt zetten. Een goed debiteurenbeheer begint al voordat de factuur de deur uitgaat. Zorg voor heldere afspraken en communiceer je betalingstermijn duidelijk op offertes en facturen. Dit voorkomt misverstanden achteraf.
Eigen stappenplan
Is de betalingstermijn verstreken? Dan is het tijd voor actie. Een effectieve aanpak hoeft niet direct agressief te zijn. Vaak is een simpele herinnering al voldoende. Overweeg de volgende stappen in je proces:
- Stuur tijdige en vriendelijke herinneringen: een e-mail kort na het verstrijken van de termijn is vaak al genoeg. Ga uit van een vergissing, niet van onwil.
- Neem telefonisch contact op: een persoonlijk gesprek kan wonderen doen. Je kunt direct vragen of er een reden is voor de late betaling en een concrete betaalafspraak maken.
- Stel duidelijke betalingstermijnen: wees consequent in je communicatie. Geef in elke herinnering een nieuwe, redelijke termijn.
- Stuur een formele aanmaning: als eerdere pogingen niets opleveren, stuur dan een laatste, formele brief waarin je de gevolgen van wanbetaling aankondigt.

Wanneer hulp nodig is
Als je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen en de betaling nog steeds uitblijft, komt er een punt waarop je de vordering beter uit handen kunt geven. Signalen dat het tijd is voor deze stap zijn bijvoorbeeld wanneer de debiteur niet meer reageert op je berichten, beloftes niet nakomt of de schuld simpelweg ontkent. Op dat moment kan een incassobureau inschakelen de logische vervolgstap zijn om je geld alsnog te ontvangen.

Wat een incassobureau doet
Veel mensen hebben een verkeerd beeld bij de werkzaamheden van een incassopartij. Het proces start vrijwel altijd met een minnelijke fase. Hierin probeert het bureau de openstaande factuur te innen zonder tussenkomst van een rechter. Dit gebeurt via brieven, e-mails en telefoontjes. De professionele en neutrale benadering van een extern bureau zorgt vaak voor een snellere betaling. Een goed incassobureau zorgt ervoor dat de communicatie helder en volgens de wettelijke regels verloopt, wat de klantrelatie zo min mogelijk schaadt.

De juiste partner kiezen
Het kiezen van het juiste incassobureau is een belangrijke beslissing. Let op keurmerken, zoals het Incasso Keurmerk, die aangeven dat het bureau betrouwbaar en professioneel te werk gaat. Vraag ook naar de kostenopbouw. Veel bureaus werken op basis van no cure, no pay, wat betekent dat je alleen betaalt als ze succesvol zijn. Transparante communicatie en een duidelijke werkwijze zijn onmisbaar voor een succesvolle samenwerking.

Cashflow beschermen
Onbetaalde facturen zijn een vervelend, maar vaak onvermijdelijk onderdeel van ondernemen. Door een proactief en gestructureerd debiteurenbeheer op te zetten, kun je veel problemen voorkomen. En als het toch nodig is, weet je nu wanneer het verstandig is om professionele hulp in te schakelen. Evalueer je huidige aanpak en zorg ervoor dat je voorbereid bent. Zo bescherm je je cashflow en kun je je blijven richten op waar je goed in bent: ondernemen.