Servicebedrijven die medewerkers op locatie laten werken, verliezen vaak veel tijd aan het inplannen van afspraken. Online planningssystemen die rekening houden met het werkgebied en de rijroute nemen dat werk uit handen. De klant boekt zelf een tijd en het systeem toont alleen momenten die passen bij de rest van de dag. Dat scheelt telefoontjes op kantoor en onnodige kilometers op de weg.

Handmatig plannen kost meer dan alleen tijd

Wie weleens een monteur of installateur heeft geboekt, kent het patroon: bellen voor een voorstel en terugbellen als dat niet uitkomt. Voor het bedrijf zelf is dat geregel nog vervelender. Elke afspraak die telefonisch of via een berichtje tot stand komt, vraagt aandacht van iemand die dat moment niet aan ander werk kan besteden.

Er schuilt bovendien een tweede kostenpost in handmatige planning: de route. Een afspraak die op zich prima in de agenda past, kan geografisch volstrekt onhandig liggen. Een monteur die 's ochtends in Rotterdam-Zuid werkt en 's middags in Hoek van Holland moet zijn, verliest een flink deel van de dag aan rijden. In een dichtbevolkte regio met veel verkeer telt die verloren reistijd extra zwaar, want elk uur in de file gaat af van het aantal klanten dat per dag geholpen kan worden.

Een boekingspagina die eerst naar de route kijkt

De oplossing ligt in planningssoftware die niet alleen naar vrije agendamomenten kijkt, maar ook naar de locatie van andere afspraken op die dag. Het Nederlandse Schedulinq werkt op die manier. Klanten boeken via een eigen boekingspagina van het bedrijf, en het systeem controleert vooraf of een tijdstip past binnen het werkgebied en de route van de medewerkers. Een tijd die technisch vrij is maar een grote omweg zou betekenen, krijgt de klant simpelweg niet te zien.

Dat is het wezenlijke verschil met een gewone boekingstool. Die laat doorgaans elk vrij moment in de agenda zien, waardoor afspraken kriskras door het werkgebied kunnen belanden. Een systeem dat eerst de geografie toetst, houdt de werkdag van een monteur logisch opgebouwd. Het uitnodigen van klanten verloopt daarbij automatisch, net als het versturen van bevestigingen en herinneringen. Dat scheelt ook vergeten afspraken, een bekende bron van lege uren in de buitendienst.

Geschikt voor één monteur én voor een complete buitendienst

Dit type software is niet alleen interessant voor grotere bedrijven met een eigen planner. Juist de zelfstandige installateur of het kleine onderhoudsbedrijf, waar de planning er vaak 's avonds bij wordt gedaan, wint er merkbaar tijd mee. Voor bedrijven met meerdere medewerkers op de weg komt daar de routewinst per monteur nog bovenop.

Zo'n planningssysteem vervangt de bestaande agenda of het CRM (het systeem waarin de klantgegevens staan) overigens niet. Het werkt naast de agenda's van bijvoorbeeld Google of Microsoft en naast een CRM zoals Teamleader, zodat bedrijven hun vertrouwde werkwijze kunnen behouden. De planning wordt slimmer, zonder dat de administratie op de schop hoeft.

Eerst testen, dan beslissen

Voor bedrijven die twijfelen of automatische planning bij hun manier van werken past, is zelf ervaren de kortste weg naar een antwoord. Op de website van Schedulinq staat daarvoor de optie Probeer gratis, waarmee het systeem zonder kosten in de eigen praktijk te testen is. Zo kan een bedrijf met de eigen afspraken en het eigen werkgebied beoordelen of de routegestuurde planning daadwerkelijk rust in de agenda brengt.

Vooral voor servicebedrijven in drukke regio's zoals Rotterdam en omgeving, waar reistijd direct doorwerkt in de omzet, is die afweging de moeite waard. Minder tijd aan plannen en rijden betekent meer tijd voor het werk waar klanten voor betalen.